Landkreis Helmstedt führt Ratsinformationssystem ein

21. Juni 2017 von
Das Ratsinformationssystem bietet die Möglichkeit, die Gremienarbeit mit einem Tablet-PC papierlos zu gestalten. Symbolfoto: André Ehlers
Helmstedt. Die Mitglieder des Kreistages in Helmstedt entschieden sich bei der letzten Sitzung am 7. Juni, einen wichtigen Schritt hin zu einem papierlosen Kreistag und zu mehr Transparenz zu machen. Sie stimmten einstimmig für die Einführung eines Ratsinformationssystems.

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Die bisherige Arbeitsweise kostet den Landkreis Helmstedt jährlich zwischen 8.500 und 9.000 Euro. Die Sitzungsvorlagen werden dezentral erstellt, per E-Mail abgestimmt und freigegeben. Auch bei den Texten rund um die Sitzungen, wie zum Beispiel Tagesordnung oder Protokoll, wird auf diese Weise verfahren. Anschließend werden alle Dokumente ausgedruckt und per Post an die Mandatsträger verschickt. Das macht bei den zirka 40 Sitzungen jährlich ungefähr 125.000 Seiten Papier.

Zeitgleich werden alle Vorlagen im zentralen Sitzungsdienst gespeichert.

Viel Arbeit bis zu Einführung

Auf die Verwaltung kommt für die Einführung eines Ratsinformationssystems viel Arbeit zu. Zuerst muss die Entscheidung für ein spezielles System getroffen werden. Dieses muss anschließend an die Gegebenheiten im Landkreis Helmstedt angepasst werden. Dabei müssen Aspekte wie das Layout der einzelnen Dokumente, der Umfang der im Internet veröffentlichten Unterlagen, die Rechteverwaltung oder auch das Dokumentenmanagement geklärt werden. Anschließend geht es an die technische und die arbeitsorganisatorische Umsetzung.

Bevor voraussichtlich nach der Sommerpause 2018 ein Probebetrieb starten kann, müssen auch noch die Regeln für den Kreistag angepasst werden und zum Beispiel elektronische Sitzungseinladungen angepasst werden. Und natürlich bekommen alle Anwender eine Schulung.

Vorteile des neuen Systems

Über das neue Ratsinformationssystem können die Bürgern über eine Recheche Zugriff auf aktuelle Sitzungsunterlagen und Beschlüsse erhalten.

Zusätzlich ist die Umstellung des Systems die Grundlage für einen papierlosen Kreistag. Dabei könnte die Gremienarbeit mit dem Einsatz von Tablet-PCs und einer Sitzungs-App gestaltet werden.

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